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拓维智能协同办公自动化管理系统(OA)简介

一、 软件定位:大中型企业、事业单位、政府机关

适用对象:政府机关单位、大中型企业,异地办公办厂或有分支机构的企事业单位;特别适用管理层经常异地出差,通过手机或者互联网来管理公司(签字审批)的中小企业。

二、 软件特色

  • 支持手机办公,手机手写签名,随时随地办公新模式;
  • 提供手机WAP功能,支持所有型号的手机进行连网进行简易办公或查询;
  • 集成中国移动MAS平台,点对点发送短信,预留移动3G接口;
  • 集成短信平台功能,公文流程也可以进行短信提醒等或者短信群发;
  • 支持电子签章、电子签名、痕迹保留,保障电子公文的安全;
  • 仿QQ的拓维企业通讯平台TWIM,实现QQ式交流和业务精准推送至客户端;
  • 支持多套摄像头,可现场摄像、录像、远程监控;
  • 收文管理可支持在线扫描,提供丰富的扫描接口,免去打字的繁琐;
  • 支持在线视频,可以视频聊天,进行视频会议;
  • OA登陆可采用银行安全标准的U盾模式,保证公司机密最高级别的安全;
  • 来电话可记录到电脑、或留言或录音;还支持指纹考勤设备;
  • 可以集成传真系统,轻松在线收发传真文件;
  • 可扩展性强,可以随意搭载新业务,如可集成CRM、进销存、物流、ERP、财务等企业管理系统。

三、 系统原理及体系架构

TWOA是新一代网络协同办公、知识信息共享的内部管理信息平台;系统实用的功能结构设计,使得信息在企业的内部传递效率极大提高,过程监控简单明晰。将办公人员从繁杂的日常办公事务处理中解放出来。设计上系统突出了结构简约、功能实用、管理和维护易用的特点。帮助企事业单位实现规范化管理及整体协同的一体化办公管理模式。

TWOA能够适应各企事业单位的不同情况来灵活的设定系统参数。能有效帮助企业管理日常事务和重要的资料,提供工作流程自定义功能,大大提高了公文交流速度,以及办公的效率。系统采用.NET技术基于B/S体系结构,使用人员无论身处何地,也可以登陆系统及时处理办理公文、交流工作情况。TWOA提供全面的权限和访问许可设置,强化了系统的安全性。全记录的系统访问日志可以查看人员每个步骤的操作记录,提高了系统的安全性。

四、 系统功能模块介绍

  1.我的办公台

我的办公台模块是为提高员工的日常工作效率提供的个性化服务功能,可以自由定制与自己相关的各类业务功能。在这里,员工可以及时了解需要办理的各项事务,进行自己的日程安排,项目管理,工作计划管理,管理个人名片夹,收发电子邮件,同时可以进行自己的日常财务管理,修改个人的登录口令等。

功能包括:待办事宜、我的邮件、个人工程流程管理、个人通讯录、个人日程、个人理财、个人考勤、个人任务、业务新闻、修改口令、收发短信息、设置定时提醒、查看当前在线人员情况。

  2.信息平台

企业信息交流和共享的平台,进行新闻、通知、期刊、知识和规章制度的发布和管理,使企业的信息和知识快速传播和转移。集新闻公告、知识管理、商务助手、网络硬盘、在线讨论功能为一体,充分展现办公无纸化。使内部沟通学习可以在OA平台上畅通无阻,并通过多级档案管理员设置和自由定义分类严密灵活的权限体系来实现多层次、多角度、多范围、多对象的文档全面共享管理,实现高效的知识传递、转移。是您团队能力提升的新手段。

  3.通讯平台

集成邮件功能,通过门户系统对内可以收取和管理邮件。对外可以对外部客户、分支机构、代理商等进行邮件发送。手机短信,与移动运营商合作,可在系统内部直接发送短信,方便快捷,客户及员工可随时收到总公司传递的信息及祝福短信。

  4.人力资源

人力资源模块提供包括招聘管理、合同管理、员工档案管理、考勤管理、绩效考评、员工报销、工资管理和培训管理等企业人力资源管理的多个方面内容。人事机构管理是对组织中的人员信息进行管理,包括人员的基本信息、履历信息管理、人员的调动分配、人员信息查询统计等。考勤管理包括单位内部员工自动签到、签退、请假申请、销假核准、加班申请、加班核准,生成考勤统计、考勤统计查询、员工考勤信息查询、单位考勤信息查询等。其中审批请假单、加班申请审批在办公事务里完成。

  5.流程管理

公文流转:公文流转以用于处理日常工作中的单位内外部的各种公文,利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。公文管理模块相对传统公文处理而言,在很大程度上提高了公文处理效率和准确性,用户操作简便易行。公文流转包括了公文的发文草拟、发文审核、发文会签、发文签发、发文登记、发文传阅、收文签收登记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办、公文归档销毁、公文查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程定制等。公文流转中,用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限,在拟制、登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑,可以进行跳签、插签、退签、撤销等处理。功能包括:拟制公文、公文办理、公文登记、公文催办、公文跳转、归档销毁、公文查询、密级管理、模板维护、流程设置、公文类别设置。
审批登记:审批登记是具有相关管理权限的人员对员工提出的各种申请进行审批、登记处理,用户可以根据本单位的实际情况,自定义员工申请类别,并对其设置相应的审批流程,使工作流程的设置更加适应单位的实际情况及今后发展的需要。审批登记功能包括:事务审批、事务登记、事务打印、申请类别设置。
用款管理:用款管理是利用计算机网络,及时完成员工的用款申请、审批、登记的过程,提高员工用款过程的工作效率。用款的申请和审批分别在个人事务和审批登记模块中完成。 用款管理功能包括:用款登记、用款归还登记、个人用款查询、全部用款查询、用款统计、用款字典维护。
报销管理:报销管理主要是实现费用报销运作的全过程,报销的申请和审批分别在个人事务和审批登记模块中完成。报销管理功能包括:报销领款登记、员工报销单据查询、全部报销单据查询、报销统计、报销类别维护。

  6.行政平台

会议管理:会议管理是对单位内的相关会议及其内容进行登记和管理,同时可以查询显示会议室的相关信息,可以向参加会议的有关人员发送会议通知。 功能包括:会议室管理、会议室查询、会议登记、会议通知、会议纪要、会议信息查询。
办公用品:办公用品管理为管理人员提供了办公用品和低值易耗品的库存、采购、库存报警功能以及库存、采购、领用的查询统计功能,办公用品的采购和领用申请在个人事务中进行、审批登记在审批登记模块中完成。办公用品功能包括:用品管理、用品采购、用品统计、库存报警、用品类别维护。
车辆管理:车辆管理对机构内部的车辆进行统一管理,包括车辆的基本信息、使用信息、维修信息、油耗信息等,用车申请和维修申请在个人事务中进行,在审批登记模块中完成相应的审批登记处理。车辆管理功能包括:车辆信息维护、油耗登记、里程补贴、维修情况查询及用车情况查询。
资料管理:资料管理部分用于单位内资料的借阅、使用,库存管理等功能。其中包括:员工借阅申请及申请回复,借阅登记,归还登记,资料统计,缺库登记和查询,资料信息维护,资料字典维护等。功能包括:资料信息维护、借阅申请、借阅回复、借阅登记、归还登记、缺库登记、缺库查询、资料统计、资料字典维护。
文档管理:文档管理是对组织机构中的各类电子文档进行相应的管理,使员工能够及时方便地查询到自己所需要的相关信息。在文档管理中,管理员可对文档进行分类,对各个文档类别指定相应的发布权限和查询权限。包括:文档类别管理、文档发布、文档查询。
固定资产:本功能模块的主要功能是对公司固定资产的管理,包括固定资产的卡片维护、使用情况维护及相应的查询打印。 功能包括:资产信息管理、资产使用管理、部门资产使用查询、全部资产使用查询、资产字典维护。
客户管理:管理客户、分销商、合作伙伴等企业外部资源以及与其相关的合同、文档、交易记录、服务记录等,实现企业内外部双向的信息交流和业务处理,帮助企业随时地对客户的请求做出迅速反应,大大提高了信息处理的速度和有效性。客户管理功能包括:销售人员管理、客户信息管理、联系记录管理、订单管理、销售情况查询、客户联系人管理、企业的产品和服务管理等。

  7.可视化流程

支持全部Office菜单,支持Office的打印预览,控件强大的B/S通讯技术, 能够将服务器数据库中的数据或者用户自定义的数据插入当前文档的指定位置,而且还可以将文档中的指定数据随时保存到服务器数据库或者指定的目录中.控件能够在浏 览器窗口中直接编辑Word/Excel文档并保存到Web服务器上。实现文档和数据库的统一管理。 控件同时支持痕迹保留,手写签名,电子印章等办公自动化系统必备的功能。

  8.智能报表

可自定义报表内容,自定义连接数据库。通过自定义的表单(格式、模板)与可视化工作流(角色、流程、权限)的组合,构建您特有的管理规则和流程,是协同工作中的关键应用,可广泛应用于各种申请、审批等综合业务、事务管理中,并可按条件进行统计、查询,大大提高组织管理的规范性和可控性。

  9.系统设置

系统管理是为TWOA系统的正常运行提供管理功能,首次安装完拓维办公系统后,首先要通过系统管理中机构配置管理功能建立起组织机构的管理体系结构。系统管理包括审批流程的设置,用户可自定义各种办公事务的审批流程,如:请假、加班、用款、报销、用车、会议室预定、公务接待等等;设置各种公文的办理流程和办理权限等。

五、系统特点

  一体化的办公应用

作为新一代“办公自动化”软件平台,TWOA能够满足不断深入的用户需要。一方面,TWOA集成了传统“办公自动化”的基本功能,满足信息交流和快速沟通的需要,能够加强团队和企业内部的协作;另一方面,TWOA集成了特定的业务功能,能够处理各种办公和业务流程,对数据进行结构化的处理,为决策支持提供条件。要达到上述目的,TWOA已经完全就绪,无需再进行耗时费力的程序开发和测试工作。

  灵活的流程管理

在TWOA中,用户可以快速建立起面向公文处理、财务管理、人力资源管理、业务单证处理、生产计划管理……的一系列工作流程和数据模板,从而使各项管理流程得以立即开展。通过数据交换接口,用户可以在TWOA中访问到业务系统中的数据,也可以将处理结果直接存储到业务系统的数据库中。

  集成不同应用和数据

TWOA不仅仅是办公自动化系统,它提供的软件组件构成了开放的平台,能够将不同应用软件集成在一起,使这些软件共享安全管理、组织机构数据、权限分配、流程控制,从而大大增强企业系统的处理能力和发展潜力,降低系统扩展和管理维护的成本。

  为决策服务提供支持

TWOA具有独一无二的与业务系统连接的能力。通过简单的定制,企业管理人员就能够在一个统一的办公平台上,看到企业的各项运营状态和统计报表,避免数据分散各处、难以集中、缺少分析结果的状况,为管理决策和企业发展赢得保贵的时间。

六、解决问题

企业集团化面对的问题:

  • 1. 跨地域经营使沟通与协调越来越困难;
  • 2. 管理细化使管理流程越来越复杂,监督困难;
  • 3. 组织与业务的变化致使管理沟通协调周期拉长;
  • 4. 员工自主学习能力需要提高,企业的知识管理变得愈加重要;
  • 5. 各种办公设备资源消耗越来越多......

中小企业面对的问题:

  • 1. 规章制度无法有效执行,常常是“有章不依”;
  • 2. 口头命令、身兼多职使得管理流程监督困难;
  • 3. 事情纷忙繁杂,常常遗漏重要事情或没有及时处理;
  • 4. 知识分散,人员的流动造成知识的大量流失;
  • 5. 企业资源利用率不高,办公资源总不够用......

TWOA解决方案:

  • 1. 加强工作流程的执行和监控,规范工作流程
  • 2. 用工作流程强化制度规范, 事找人
  • 3. 利用各种沟通与协作的工具,提高办公效率
  • 4. 加强知识的收集整理和共享,防止知识流失
  • 5. 实行办公资源统一规范管理,减少资源浪费

七、应用效果

1.实现远程办公

无论您身处国外、还是国内,无论您在机场、酒店、家中……,都可以随时投入到工作中来,方便快捷地掌握组织内部的工作进度与状况,及时处理工作问题。

2.实现知识管理,使优秀员工的思想、经验与技术获得积累,并转化成组织中的共享资源

通过TWOA进行知识管理,员工的工作经验和技术技能,不断积累,将成为组织中强大的共享资源,通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率,也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误。

3.通过工作流转的自动化,实现高效快捷的办公

通过TWOA实现各部门、各级之间横向纵向工作流程处理的自动化,将大大提高办公效率,保证快捷、准确地处理工作。这一点在办公场地较为分散的单位尤为明显。

4.有效监管工作人员的工作情况,实现实时工作任务的监督与催办

及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效办公。系统将记录每个工作的全程办理状态信息。

5.明确工作岗位与工作职责,增强人员的责任感

明确赋予各个人、部门、职位、角色的权限,任何人都不可越权处理工作、使得各自责任明确,落实到人,查有所依;杜绝工作中出现职权不明、相互推托扯皮等现象。解决多职位、多部门的协同工作问题,实现高效协作办公。

6.方便领导同各级工作人员的有效沟通

多种途径、多种方式,使管理者同各级人员保持有效、快捷的工作交流与信息沟通,排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。

7.减少办公开支,降低管理成本

节约时间、节约纸张,节约电话费、传真费用,缩短办理时间,节省办公开支,减少差错率,提高整体工作效率。

8.有效掌控客户关系,动态管理客户资源

建立有效的客户资源档案,防止因销售等人员的变动,而导致客户信息资源的流失,确保业务发展与工作衔接的连续流畅。

八、软件下载

九、如何购买