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拓维企业档案管理系统简介

一、 软件定位:大中型企业、事业单位档案管理部门

适用对象:适用于500台以下电脑同时协同办公的政府机关单位、中小企业。

二、 信息化目标

建设一个基于局域网的档案信息管理网络平台,实现企业内各处室档案信 息传输的自动化、网络化和共享化。建设档案信息资源网综合数据库,实现档案信息的集中化管理,为信息化建设奠定坚实的基础。通过(B/S)查询模块实现档案信息的Web远程发布。使档案利用率得以提高。实施本系统,将推动了企业电子文件的及时归档和有效管理,实现了归档纸质文件和电子文件的同步管理,防止了数字信息资源的浪费,大大提高了档案信息的处理效率和管理水平,档案编目、检索效率提高了几倍甚至几十倍,提高了资源共享水平。同时,实现了传统档案的电子备份,并且可以方便的制作档案复制件,大大提高了档案的安全性,减少了对档案原件的磨损,最大限度地延长了档案资源的存储年限。档案信息的在线查阅功能,使用户不仅可以查询本馆的档案文件,而且可以查询尚未进馆的及各单位的档案文件。

三、 系统原理及体系架构

随着各行业各领域信息化水平的不断提高以及对档案信息化认识的不断深入,档案管理工作日益受到重视。人们对档案管理信息系统定位提出越来越高要求的同时,也面临着许多新的问题。主要面临着如下新的应用需求和挑战:信息档案化、企业级应用、开放性应用、档案管理工作前移,为现实工作服务、新应用要求和新技术集成、异构数据海量存储等。针对上述出现的新的问题和要求,浮点在总结多年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上,投入了大量的人力和物力,开发和完善了档案管理系统,并在此基础之上,衍生出针对各个行业的行业版。

档案管理系统,是在充分结合国内外档案管理系统的优点和客户的档案管理需求的基础上,经过不断完善形成的。针对国内单位的档案工作特点和管理模式,我们精心设计和开发了浮点档案管理系统,以解决客户在档案等知识性资料上的管理和利用等问题。系统的需求模型、设计、开发平台都居于当今相关领域的领先地位。TWDA提供全面的权限和访问许可设置,强化了系统的安全性。全记录的系统访问日志可以查看人员每个步骤的操作记录,提高了系统的安全性。

系统总体结构图
01.系统总体结构图
系统逻辑结构图
02.系统逻辑结构图

四、系统功能模块介绍

  系统维护模块

系统设置模块是本系统的核心模块之一,用于实现档案管理系统的个性化定制工作,使该系统符合用户的管理需要与特点,如为用户提供了全宗定制及其它初始化定制功能。
全宗管理:可定义本单位的全宗号及全宗名称;
分类表维护:用户可根据本行业的档案分类规范建立对应的分类方案;
权限管理:设置有权登录本系统的用户或组的权限。允许进行按角色进行赋权的操作,可以将已定义完成的角色赋予新增加的用户及用户组,使其继承角色所拥有的权限,大大提高权限设置的速度及效率。系统可按模块操作权限、预归档库、档案库及编研库进行分别赋权,并可就每个库进行原文浏览及打印的权限设置。在本模块中还可按时间段及登录次数进行临时权限的赋予;
数据转入:利用该功能将用户以前使用其他管理软件所录入的档案数据,转换到对应档案库中来,既避免了重复录入,又保障了工作的连续性;
日志管理:记录下用户登录软件后所进行的操作,如用户登录、退出系统的时间、用户进出软件中主要功能模块的时间、用户对数据的操作(删除)及用户使用软件过程中的出错提示等;
回收站管理:系统提供了类似于操作系统中回收站的功能,将用户删除的条目放于回收站中,用户可对回收站中的数据进行还原或清空的操作,这样可以避免用户误操作导致的数据丢失;
原文服务配置:配置原文存放的地址用户名密码等信息;

  文件管理模块

文件管理:主要完成文件的登记、检索、数据的转入、分发处理、数据的转出等;可打印输出相关的报表,可对相关的报表进行定制修改。

  收集整编模块

本模块包含强大的组卷功能,既可按传统的方式组卷也按改革后的简化方式立卷。在立卷的过程中提供与用户的互动,大大提高了用户的工作效率,使用户摆脱手工劳动的繁琐。在立卷过程中,用户可以按问题、机构、保管期限等进行归类生成临时库,并可进行手工的调整,未归档的文件、资料通过编目后由临时库转入正式的档案库,供检索、借阅等利用。

  档案管理模块

数据管理:对各种类型档案的信息进行录入登记,并可同时进行所对应的原文的挂接和批量挂接,此处的工作将为日后进行档案的信息统计、检索及相关报表的输出打下基础;
报表打印:系统利用录入的文件信息,通过“立卷归档”模块自动形成卷内库及案卷库后,即可进行各种报表的打印输出,系统已提供了五十多种各种档案的常用报表模板,如案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表、分类目录、总目录及全引目录等。系统可通过设置各种打印条件,输出满足用户要求的各种报表;
档案鉴定:在此模块中,可对损坏、丢失找回的档案进行登记,可对到期的档案进行销毁登记;

  开发利用模块

查、借阅登记:系统可对检索的数据定位后(当然也可以不通过检索直接定位),可对其进行借阅登记。系统可对借阅时间进行监控,当档案借阅出去,借阅人未按时送回,这时系统会自动弹出提示,并可打印出催还单,还可适时监控当前借阅人数及超期人数。同样,系统可对到档案室进行档案查阅的人员进行相关登记,系统可以自动对档案的查阅情况进行统计,并可形成档案资料利用情况统计表。 查、借阅管理:主要用于管理档案查、借阅记录,对超期的借阅记录进行催还管理,对借阅记录进行归还管理;并且可以将网上预约的档案查、借阅申请数据转入档案的查、借阅库,用户通过拖动操作即可将网上预约数据转入档案查借阅库。
跨库检索:用户利用此功能,可对多个库进行一次性的检索查询,大大提高了检索的效率及速度,对于检索出的记录,可以查看其所关联的扫描文件,对检索出的档案记录,系统可进行查、借阅登记。
档案统计:系统能自动对录入系统的档案库内的各种数据进行统计,并可根据用户定制的统计方案形成各种统计图表,如打印直方图、饼图、柱状图。可以完全替代以往由档案人员手工进行的统计工作。
光盘制作:本功能提供了将档案扫描的原件及其对应的录入信息从数据库中刻录到光盘上的功能,可以制作出符合国家标准的通用电子光盘档案,利用廉价的光盘永久保存档案的原件信息,增加了数据的安全性。制作成的光盘可脱离档案系统进行检索或浏览原文。
年报处理:年报处理功能,能够根据档案数据自动生成年报,档案系统中没有的数据可以手工输入,形成年报。
档案编研:可以将现有数据直接转入编研库,提高编写效率。
WEB检索:具有模糊查询、高级查询、分类查询等检索功能,对档案检索查询的权限完全受档案管理软件中权限设置的控制,充分保证档案的安全性。可支持多种图形图像等电子文件的浏览和显示,并支持多媒体文件的播放,解决了IE浏览器显示文件格式有限的问题。

五、 系统特点

该系统紧密结合公司档案管理的实际需求,与办公自动化无缝结合,实现了文档一体化、档案自动立卷、图纸在线调阅、声像档案在线流媒体播放、档案的本地及远程在线借阅等功能

  功能强大

具有强大的查询检索功能,方便快捷。具有模糊查询、组合条件查询等一系列查询功能,能够快捷地查询到您所要找的文件,它完全取代了档案人员大量繁重的手工操作,使档案管理更加科学化、规范化、人性化。

  标准规范

该系列软件是严格按照国家档案局制定的档案管理规范、标准开发的。同时综合了数家用户的意见,使之非常贴近各级档案部门的工作实际,既适用于大型档案馆,又适用于中小档案馆和机关企事业单位的档案室、办公室,是真正专业而通用的档案管理软件。

  安全可靠

系统经过百万条数据量的运行考验,运行稳定、安全可靠。系统设置的用户管理权限,明确了各级人员阅档(文)的范围;功能模块的一系列精心设计可以充分保证用户数据的安全、可靠、保密。

  易学易用

系统全部为目前流行的向导式界面,简洁明了。有详细的操作手册和安装说明,操作人员只要阅读手册,就可掌握该系统的操作方法。

  兼容性好

可扩充性强模块化设计,可根据用户的特殊需要增加新的功能,版本升级换代容易,提供多种数据转换工具和接口,用户用其它管理系统录入的数据可转入本系统。其可扩展功能能够适应档案管理的迅速发展。

  可满足不同级别使用者的不同需求

  • 档案利用者——网络检索、在线浏览、原件下载、网上借阅、权限申请
  • 档案管理者——在线征集、文件资料管理、整理编目、档案管理、借阅管理、统计、年报、报表输出、综合信息管理、数据导入导出、档案编研
  • 系统管理者——权限定制、管理架构定制、整理规则定制、数据维护、用户维护、报表维护

六、 存储设计

档案数据的特点是海量存储、逐年积累,特别是随着社会的进步,可归档的资料每年都加速增长。 因此,如何有效地对海量数据进行管理,使系统不至于因为数据量大而减低速度,是决定数字化档案系 统效率的决定因素。考虑到系统的巨大数据量及可靠性、安全性、快速查询的要求,本方案采用磁盘阵列+磁带机+刻录 机多种介质存储和服务器双机热备混合的模式来提高安全性,其主要优点是:

  • 1. 磁盘阵列+磁带机+刻录机多种介质存储。多种介质的存储形式不但可以提供相同资料的不同介 质以供使用方便,更大的作用在于把资料分成不同介质存储提高了资料存储的安全性。
  • 2. 磁盘阵列。磁盘阵列采用SCSI+RAID5的技术,在首先保证快速存取的前提下,通过RAID技术对 所存资料进行备份,即当其中的一块硬盘受到损害,无法存取时,可以有其他硬盘通过RAID技术还原其 数据。提供优秀的数据存储安全性。
  • 3. 服务器双机热备。即由备份服务器对主服务器进行双机热备。保证在主服务器意外宕机或是系 统意外崩溃时,可以由备份服务器暂时替代住服务器进行正常业务的运作。保证数据不会由于服务器的 原因而丢失或损坏。
  • 4. 磁盘阵列和服务器双机热备的混合模式。同时保障了数据的存储安全和在应用中的安全,在整 体上使存储的安全性达到了最优。

七、 安全设计

系统安全与保密是本方案中重要的技术要求。系统的安全与保密包括信息传输全过程的安全与保 密、数据库信息管理、WEB数据库信息管理、网络用户的身份确认等。

  • 1、细化用户访问权限控制列表(ACL)。每个用户的权限可以细化到每一份文档的读取、创建、删 除、修改等,同时对字段的操作权限也能灵活控制。
  • 2、细化用户使用系统各个功能的权限,拓维企业档案管理系统能做到控制到用户的对系 统界面按钮的每一步操作。
  • 3、采用网络防病毒软件,对网络病毒实行集中的监控管理。
  • 4、完善的备份措施。磁盘阵列与刻录机(刻录光盘)等备份方式并行采用。
  • 5、保证拓维企业档案管理系统具有时时备份功能,防止用户误操作。
  • 6、拓维企业档案管理系统具有强大的日志功能,能记录所有用户的每一步操作。防止一切 窥视档案信息的事件发生。

八、软件下载

九、如何购买